Informatiesysteem Gemeente Dordrecht

Zoeken in het RIS

Vergaderingen, bestuurlijke dossiers en documenten

Home / Vergaderingen / Agenda Auditcommissie

Gemeente Dordrecht

Agenda Auditcommissie

Details van de vergadering/agenda
Titel Auditcommissie
Vergadernummer 429651
Aanvang-sluiting 16-11-2010 18:00 - 16-11-2010 19:30

De VOORZITTER roept hierbij de leden van de AUDITCOMMISSIE op tot het
bijwonen van de openbare vergadering die zal plaatsvinden op dinsdag 16 november 2010 om 18.00 uur in vergaderkamer 3 van de vergadervleugel in het Stadskantoor, Spuiboulevard 300.

Voorafgaand aan de vergadering kunt u vanaf 17.30 uur gezamenlijk eten. In de hal van de vergadervleugel wordt een maaltijdbuffet geplaatst.

De plv. voorzitter,

J. Heijmans

 

1

min
Besluit

Er zijn geen mededelingen. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld, waarbij enkele onderwerpen in een andere volgorde aan de orde komen.

2

min
Besluit

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

Stukken ter bespreking

4

18.05 uur: U wordt gevraagd met deze voorgenomen opzet van het jaarverslag 2010 in te stemmen.

min
Besluit

De commissie stemt in met de voorgestelde opbouw van het jaarverslag 2010, waarbij wordt afgesproken dat het jaarverslag 2010 gebruikt wordt als nulmeting voor de nieuwe systematiek en dat de conversie tussen de oude en nieuwe methodiek, inclusief hetgeen hierbij wegvalt zichtbaar wordt gemaakt.

5

18.15 uur: Op 23 juni 2010 is er door de heren Van Vugt (Deloitte) en Van den Beukel (SBC) een training verzorgd over rechtmatigheid. In vervolg op deze training legt de heer Van Vugt nog eens uit aan welke "knoppen" van de financiële verordening de raad kan draaien.

min
Besluit

De heer Van Vugt geeft in een korte presentatie aan wat er in de Verordening 212 moet worden geregeld, wat er is geregeld (Dordrecht voldoet aan de wettelijke eisen) en wat er nog geregeld kan worden. Dit laatste doet hij aan de hand van een aantal zaken die hem zijn opgevallen in onze verordening.
De verordening geeft aan dat er voor een aantal thema's beleidnota's vastgesteld worden. Afgesproken wordt dat deze nota's in een map aan de Auditcommissie worden verstrekt en in de vergadering van 15 februari 2011 worden besproken om te kijken in hoeverre actualisering nodig is. Dan wordt ook gekeken binnen welk tijdsbestek dit wordt aangepakt. In deze vergadering zullen geen andere onderwerpen worden geagendeerd.
De getoonde sheets worden aan het Ris toegevoegd.

6

18.40 uur: De auditcommissie is belast met de voorbereiding van de opdrachtverstrekking aan de accountant en het voorbereiden en adviseren over het controleprotocol. In bijgevoegde stukken is de opdrachtverlening 2010 beschreven. De auditcommissie wordt gevraagd in te stemmen met de stukken, waarna ze ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd.

min
Besluit

De commissie stemt in met het voorstel, dat ter vaststelling aan de raad wordt voorgelegd.

7

18.55 uur: De heer van Genderen (SBC) verzorgt een korte presentatie over de aanbesteding van de accountantscontrole 2011, waarbij de (on)mogelijkheden van regionale samenwerking worden meegenomen.

 

 

min
Besluit

De commissie stemt in met de voorgestelde aanpak van de accountantscontrole 2011-2014, waarbij de benoeming van de accountant vóór de zomer 2011 zal plaatsvinden op basis van een traject van Europees aanbesteden. Dordrecht start met het proces, andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen kunnen aansluiten. Bij de aanbesteding een clausule opnemen dat andere organisaties alsnog kunnen aanhaken. De raad wordt bij het proces betrokken, bijvoorbeeld door een lid van de Auditcommissie.
Het programma van eisen wordt besproken in de Auditcommissie van 18 januari 2011.
De uitgereikte sheets worden aan het RIS toegevoegd.

8

19.10 uur: Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 24 augustus 2010 is bij de behandeling van het concept Plan van aanpak accontantscontrole 2010 (Auditplan 2010) gesproken over een mogelijke relatie tussen de besluitvorming over kredieten en de aanbesteding. De controller heeft aangegeven dat hierover ambtelijk een advies uitgebracht kan worden. In de vergadering van 21 september 2010 is aan de leden van de auditcommissie gevraagd onderwerpen aan te dragen op grond waarvan de controller een notitie kan opstellen over de mogelijkheden inderdaad een advies uit te brengen. Wij vragen u onderwerpen uiterlijk 12 november 2010 door te geven aan de secretaris van de auditcommissie (jj.t.lam@dordrecht.nl). Het resultaat van de aangedragen onderwerpen zal vervolgens aan de auditcommissie worden gemeld en worden doorgegeven aan de controller.

min
Besluit

Er zijn geen onderwerpen aangeleverd. Na een korte discussie wordt afgesproken dat 3 grotere en 3 kleinere onderwerpen worden uitgewerkt voor de vergadering van de Auditcommissie van 18 januari 2011. Hierbij worden als onderwerpen de volgende suggesties meegegeven: Leerpark, sportboulevard en Tunnel Laan der Verenigde Naties. Omdat er namen van bedrijven in het stuk voorkomen, gaat het stuk vertrouwelijk naar de Auditcommissie.
De stadscontroller meldt nog dat vanaf 2011 aanbestedingsvoordelen in de bestuursrapportage zichtbaar worden gemaakt.

9

19.15 uur: De verordening op de auditcommissie verplicht de commissie per raadsperiode onderwerpen te benoemen voor het werkprogramma en vervolgens op basis van dit programma jaarlijks een jaarprogramma met speerpunten te maken. De secretaris heeft hierover een notitie gemaakt, die u ter bespreking wordt voorgelegd.

min
Besluit

De commissie stemt in met het voorstel vooralsnog geen werkplan 2010-2014 vast te stellen en voor de planning door te gaan met de huidige werkwijze van agendaplanning en agendavoorraad.

10

19.20 uur: In overleg met de heer Van Wensen, vertegenwoordiger van de gemeente Dordrecht in de auditcommissie Drechtsteden, is de volgende afspraak gemaakt. De agenda en stukken voor de auditcommissie Drechtsteden worden naar de leden van de auditcommissie Dordrecht gemaild met de mogelijkheid om vragen, opmerkingen, etc. aan de heer Van Wensen door te geven. Na de vergadering van de auditcommissie Drechtsteden geeft de heer Van Wensen relevante besluiten per mail door aan de auditcommissie Dordrecht. Voor zover daar behoefte aan is, kan hierover met de heer Van Wensen tijdens de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie Dordrecht worden gesproken. Wilt u ten aanzien van de vergadering van de auditcommissie Drechtsteden van 2 november 2010 punten bespreken, dan kunt u dat tot uiterlijk 12 november 2010 doorgeven aan de secretaris van de auditcommissie. De heer Van Wensen wordt dan gevraagd aanwezig te zijn.

min
Besluit

Er zijn geen verzoeken ontvangen om met de heer Van Wensen over de terugkoppeling te overleggen. De schriftelijke terugkoppeling wordt voor kennisgeving aangenomen.
Afgesproken wordt dat de nu gehanteerde werkwijze wordt voortgezet. Dit betekent dat de commissieleden vóór de op de agenda genoemde datum aan de secretaris laten weten of zij op basis van de verstrekte terugkoppeling van de heer Van Wensen vragen willen stellen. Als dat het geval is wordt de heer Van Wensen gevraagd dit deel van de vergadering bij te wonen.

Planning

11

min
Besluit

De planning wordt als volgt aangepast:
21 december 2010: vervallen werkplan 2011; toevoegen notitie behandelmomenten diverse onderwerpen in de Auditcommissie
18 januari: toevoegen Notitie Drechtsteden synchronisatie P&C-cyclus, Notitie aanbesteding accountantscontrole Drechtsteden en Programma van eisen accountantscontrole 2011-2014
15 februari: toevoegen bespreking beleidsnota’s voortvloeiend uit de Verordening 212 (geen andere onderwerpen agenderen)
15 maart: optie voor bespreking begrotingsstukken 2011

Tenslotte

12

min
Besluit

Er is een korte gedachtenwisseling over het juiste moment om de kwaliteit van de stukken te toetsen. Nu gebeurt dit altijd onder tijdsdruk vóór het stuk in de raad wordt behandeld. De behandeling in de Auditcommissie kan ook los van de inhoudelijke behandeling door de raad in alle rust op een ander moment plaatsvinden.
De secretaris geeft aan dat het afstemmen van onderzoeken van de accountant, de rekenkamer en het college nu veelal in verschillende vergaderingen gebeurt op basis van het ontvangen van de betreffende stukken. De afstemming komt beter tot zijn recht als dit jaarlijks in één vergadering plaatsvindt.
De secretaris wordt gevraagd over beide aspecten een notitie te maken voor de Auditcommissie.