Informatiesysteem Gemeente Dordrecht

Zoeken in het RIS

Vergaderingen, bestuurlijke dossiers en documenten

Home / Vergaderingen / Agenda Auditcommissie

Gemeente Dordrecht

Agenda Auditcommissie

Details van de vergadering/agenda
Titel Auditcommissie
Vergadernummer 1844035
Aanvang-sluiting 08-02-2017 20:00 - 08-02-2017 23:00

De VOORZITTER roept hierbij de leden van de AUDITCOMMISSIE op tot het
bijwonen van de openbare vergadering die woensdag 08 februari 2017 zal plaatsvinden in Vergaderzaal 3 - Hugo Muys van Holy van de vergadervleugel in het Stadskantoor, Spuiboulevard 300, aanvang 20.00 uur. 

De voorzitter,

B.C.M. Stam

1

min
Besluit

De voorzitter opent de vergadering en deelt mede dat controllers en griffiers uit de regio afgelopen week hebben kennisgemaakt met BDO, de nieuwe (regionale) accountant. BDO wil graag ook kennismaken met de auditcommissie. De commissie besluit dit te agenderen voor 7 juni.
De voorzitter voegt, met goedkeuring van de commissie, een derde beslispunt toe aan agendapunt 5, de doorontwikkeling P&C-documenten. Dit beslispunt gaat over de inrichting van de website. Bij bespreking van het agendapunt zal er nader op in worden gegaan. D66 wil graag een onderwerp toevoegen aan de agenda: informatieveiligheid. De commissie stemt hiermee in.

2

STUKKEN TER BESPREKING

4

De accountant (Deloitte) houdt een presentatie naar aanleiding van de interim-controle van de jaarrekening 2016. Bijbehorende stukken kan de commissie binnenkort tegemoet zien.

min
Besluit

De accountant presenteert de resultaten van de interim-controle. Hierbij kijkt de accountant vooral naar de kwaliteit van de processen; de bedrijfsvoering. De interim-controle vindt plaats in voorbereiding op de jaarrekening.

De risico's voor Dordrecht zitten, net als afgelopen jaar, op twee onderwerpen: sociaal domein en grondexploitaties.
Voor het sociaal domein wordt de verwerking van pgb's (bij jeugd en Wmo) een onzekerheid in de jaarrekening. Dit omdat Dordrecht, zoals veel gemeenten, hiervoor afhankelijk is van externen, zoals de SVB. Deze zal haar gegevens laat, maar eerder dan afgelopen jaar, aanleveren. Daarnaast zullen Wmo-facturen van zorgaanbieders laat binnenkomen bij de gemeente. Net als veel andere gemeentes heeft Dordrecht vanwege deze onzekerheden de interne controles opnieuw ingevoerd.

Voor de grondexploitaties gelden allereerst nieuwe BBV-verslaggevingsregels. De accountant heeft er vertrouwen in dat deze tijdig zullen zijn doorgevoerd.
De belangrijkste risico's voor de jaarrekening kunnen voortkomen uit vier grondexploitaties, waaronder Amstelwijck en Stadswerven. Deze zijn immers nog in ontwikkeling en kunnen hierdoor bij de jaarrekening nog een bepaalde mate van onzekerheid met zich meedragen. De accountant en de ambtelijke ondersteuning benadrukken dat dit een potentiële onzekerheid is en dat zij er gezamenlijk hard aan werken om de grondexploitaties zou goed mogelijk in de jaarrekening te verwerken, samen met de onzekerheden uit het sociaal domein. Zij hebben de afspraak gemaakt om elkaar, het bestuur en de raad vroegtijdig te informeren wanneer dit nodig is, om bijvoorbeeld te voorkomen dat de jaarrekening een verklaring met een beperking krijgt in plaats van een goedkeurende verklaring.

Andere onderwerpen waar de accountant naar heeft gekeken: de fraude-risicoanalyse, interne controles (vanwege de over enkele jaren te verwachten bestuursverklaring rechtmatigheid), de landelijk moeizame invoering van de vennootschapsbelasting bij gemeenten en de nog niet volledig betrouwbare it-omgeving van de gemeente. Cybersecurity en datalekken benoemt de accountant als belangrijke onderwerpen voor de toekomst.

5

Op verzoek van D66 is het agendapunt Informatieveiligheid toegevoegd aan de agenda. De fractie stelt voor om dit onderwerp voortaan expliciet te beleggen bij de auditcommissie. Dit vanwege de relevantie van het onderwerp, maar ook omdat deze ambtelijke taak regionaal is belegd terwijl er regionaal geen politieke informatievoorziening en besluitvorming is.

min
Besluit

De commissie (GroenLinks, CU/SGP, VVD) stemt in met het voorstel van D66 om het onderwerp informatieveiligheid te betrekken in de auditcommissie. Commissieleden Reumers en Edenburg melden zich aan om dit namens de commissie op te starten, samen met ambtelijke ondersteuning en de griffie. Bij de eerstvolgende auditcommissie (10 mei) zullen zij een procesvoorstel presenteren om het onderwerp op te pakken. Daarnaast gaat commissielid Tiebosch samen met de griffie in gesprek met de regio om een en ander af te stemmen.

6

De commissie wordt geïnformeerd over de voortgang. Een en ander zal mede afhangen van een strategische collegesessie en de themabijeenkomst, beide op 31 januari 2017.

min
Besluit

De commissie stemt in met de twee beslispunten zoals geformuleerd in het memo: uitwerking van voorkeursvariant 2 en vorming van een klankbordgroep. Voorzitter Stam zal namens de auditcommissie zitting nemen in klankbordgroep.
Zoals bij het vaststellen van de agenda gemeld, wil de ambtelijke organisatie graag ook een derde beslispunt bespreken met de commissie. Dit gaat over de inrichting van de website. Bij de themasessie op 31 januari werden enkele P&C-websites getoond van andere gemeenten. Op basis van de reacties wil de ambtelijke organisatie een eerste website gaan opbouwen met de volgende elementen: huisstijl Dordrecht, een overzichtelijke en duidelijke structuur (vergelijkbaar met Nijmegen en Breda), gebruiksvriendelijkheid en vergelijking tussen jaren en P&C-producten (zoals Amersfoort en Nijmegen). Fractie D66 voegt hier de printmogelijkheid aan toe. De commissie stemt in met de voorgenomen koers. Verder spreken de fracties over een bijdrage van de bibliotheek als 'klankbord' voor deze ontwikkeling. De bibliotheek is immers 'partner' van de gemeente en 'informatiespecialist'. De commissie besluit dat het aan de klankbordgroep is om hier invulling aan te geven.

7

De presentatie over BBV-wijzigingen wordt afgemaakt, inclusief consequenties voor diverse financiële nota's. Hierbij zullen ook enkele keuzes worden voorgelegd, die de raad kan maken voor deze nota's. Omdat de presentatie in Prezi is aangemaakt, lukt het helaas niet om de presentatie toe te voegen aan RIS of Ibabs, hierbij de link: 
https://prezi.com/ikfx7xwss7ls/20170208-auditcie/

min
Besluit

In vervolg op een eerdere auditcommissie, maakt de ambtelijke organisatie de presentatie af over BBV-wijzigingen. De organisatie presenteert ook enkele wijzigingen in het financieel-technisch beleid en de wijze waarop de gemeente dit vaststelt.

Inhoudelijk komen de volgende bespreekpunten voorbij, over afschrijven en waarderen: het verplicht activeren van investeringen met maatschappelijk nut (vanaf een ton), een onderzoek naar het ophogen van de ondergrens voor het activeren van investeringen met economisch nut, het niet meer activeren van (indirecte) personele inzet, en de overstap van annuïtair afschrijven naar lineair. Over rentebeleid: rente blijven toerekenen over eigen vermogen, de bespaarde rente over het eigen vermogen voor het toerekenbare deel toevoegen aan de reserve Afschrijving en het overige deel ten gunste brengen van de exploitatie, in principe geen projectfinanciering naast totaalfinanciering hanteren en geen nadere kaders voor de afronding van het rentepercentage 0,5%. Dit is de lokale beleidsvrijheid, voor het overige geldt het nieuwe BBV.

Om een en ander vast te leggen en te stellen gaan de nota's Afschrijven en waarderen en Rentebeleid op in de Financiële verordening, die voor de zomer worden aangeboden aan de raad.


De commissie toont zich (stilzwijgend) akkoord met de ingezette koers.

8

min
Besluit

Op de agenda van 10 mei komt:
- procesvoorstel aanpak Informatievoorziening
- update over de doorontwikkeling van P&C-documenten
- update over (onzekerheden en risico's in) de jaarrekening
- stand van zaken kadernota
- nota Grondbeleid

Tenslotte

9

min
Besluit

Aanwezigen hebben geen punten voor de rondvraag; de voorzitter sluit de vergadering.

Voorzitter: BCM Stam
Commissiegriffier: D Coenen