Informatiesysteem Gemeente Dordrecht

Zoeken in het RIS

Vergaderingen, bestuurlijke dossiers en documenten

Home / Vergaderingen / Agenda Auditcommissie

Gemeente Dordrecht

Agenda Auditcommissie

Details van de vergadering/agenda
Titel Auditcommissie
Vergadernummer 1820228
Aanvang-sluiting 07-06-2017 20:30 - 07-06-2017 23:00

De VOORZITTER roept hierbij de leden van de AUDITCOMMISSIE op tot het
bijwonen van de openbare vergadering die woensdag 07 juni 2017 zal plaatsvinden in Vergaderzaal 3 - Hugo Muys van Holy van de vergadervleugel in het Stadskantoor, Spuiboulevard 300.
LET OP aanvangstijd 20.30 uur! 

De voorzitter,

B.C.M. Stam

1

min
Besluit

De voorzitter opent, er zijn geen mededelingen; de agenda wordt vastgesteld.

2

min
Besluit

Het verslag en de besluitenlijst worden vastgesteld.

STUKKEN TER BESPREKING

4

De auditcommissie krijgt een technische toelichting op de nieuwe financiële verordening.

min
Besluit

De commissie krijgt van de behandelend ambtenaar een toelichting op de aangepaste financiële verordening.
Over het gros van de wijzigingen is de commissie in diverse vergaderingen geïnformeerd. Eén wijziging vraagt nadere toelichting: het voorstel met deze financiële verordening is om de ondergrens voor te activeren investeringen te verhogen naar 25 duizend euro. Met de nieuwe verordening zijn nagenoeg alle wijzigingen als gevolg van de BBV-aanpassingen doorgevoerd. Alleen de nota's Lokale heffingen en Grondbeleid vereisen nog aanpassing, deze volgen najaar 2017.

D66 vraagt specifiek naar de afschrijvingstermijn voor de maatregelen om de stadsparken droog te krijgen. Het antwoord hierop zal deze week per mail worden nagezonden.

De commissie stuurt het voorstel als hamerstuk naar de raad.

5

Naar aanleiding van de bespreking van informatieveiligheid in de laatste auditcommissie van 10 mei, informeert de werkgroep de commissie over de concrete eerste inhoudelijke agendering in het najaar.

min
Besluit

Johan Reumers benoemt het voornemen van de werkgroep zoals verwoord in de notitie. Het gaat hierbij om 'technisch-inhoudelijk' informeren van de raad door het college. De commissie voegt toe aan de notitie dat men geïnformeerd wil worden over 'ten minste' deze onderwerpen; meer mag ook, als het college dit zou willen. De commissie stemt in met het voornemen voor informering in kwartaal 3 en 4 zoals verwoord in de notitie.

6

Voorzitter Marco Stam is namens onze auditcommissie lid van de klankbordgroep voor de doorontwikkeling p&c-documenten. Hij zal een korte terugkoppeling verzorgen over de voortgang van het traject.

min
Besluit

Marco Stam laat weten: de klankbordgroep heeft afgesproken eens per zes weken bij elkaar te komen, mits er iets te bespreken is. De bedoeling is dat de klankbordgroep de ontwikkeling volgt ('waar staan we nu') en uitspraken doet over wat nog nodig is. Het voorlopig ontwerp van de website borduurt voort op wat andere gemeentes hebben ontwikkeld, aangevuld met verbeteringen en wensen vanuit Dordrecht. Qua tekst wordt er gewerkt aan prettig kort en bondig geformuleerde doelstellingen. De ambtelijke ondersteuning vult aan: er komt een website met een printfunctie. De p&c-cyclus 2018 zal volledig digitaal worden gepubliceerd; het is nog de vraag of de jaarrekening 2017 zal worden gedigitaliseerd.

Na vragen van Marco Stam besluit de commissie om in september raads- en commissieleden een concept-website te laten beoordelen. De klankbordgroep zal dit verzorgen.
Naast de doorontwikkeling van p&c-documenten heeft klankbordgroep ook gesproken over Kiezen, Sturen, Verantwoorden (KSV). Er wordt hierbij gewerkt aan een 'samenlevingsagenda', geïnspireerd op hoe dit in Alblasserdam is gedaan met de stad. Vraag is hierbij nog wel wat de rol van de (nieuwe) raad wordt.

7

Deloitte (beschikbaar vanaf 21.00 uur) informeert de auditcommissie over de belangrijkste bevindingen uit de halfjaarlijkse stresstest.

min
Besluit

Accountant Rein-Aart van Vugt van Deloitte deelt zijn bevindingen naar aanleiding van de financiële stresstest van de gemeente Dordrecht.
De financiële positie is de afgelopen jaren gestabiliseerd en is nu solide. De reserves zijn licht gedaald, de schuldpositie is stabiel. Het risicoprofiel van de grondexploitaties is gedaald door de aantrekkende economie, veranderde regelgeving en door de raad gemaakte politieke keuzes. Speerpunt #1 voor Dordrecht is het sluitend houden van de begroting.
Enkele verbonden partijen kennen risico's die aandacht vragen. Bijstand en Wmo bij de SDD en de jeugdhulp bij DG&J. Voor Drechtwerk, en andere sw-bedrijven in Nederland, verwacht de accountant met het nieuwe kabinet extra financiële ruimte.

De commissie vraagt hoe het meer grip kan krijgen op het EMU-saldo. Dit staat onder invloed van het investeringsprogramma. De accountant suggereert bij het investeringsprogramma altijd de basisvragen te stellen 1. hoe het nou daadwerkelijk komt dat er afwijkingen zijn in het investeringsprogramma en 2. wat er nodig is om een investeringsprogramma te realiseren, inclusief ambtelijke capaciteit, kennis en kunde.

De commissie vraagt ook naar de invloed van de Omgevingswet op de financiële positie van de gemeente. De accountant geeft aan dat het risicoprofiel iets zal toenemen; iets meer weerstandscapaciteit zal nodig zijn. Belangrijkste vraag zal worden hoe de gemeente de integrale aanpak om tot beleidskeuzes en uiteindelijk vergunningsbesluiten te komen, gaat vertalen in een concrete kostprijs voor vergunningsaanvragers. Maar: primair zal de Omgevingswet bij de gemeente van invloed zijn op processen en cultuur, minder op financiën.

Hoewel dit in principe de laatste keer is dat deze accountant bij de auditcommissie is, biedt de accountant aan om in het najaar nog een keer langs te komen voor een stresstestvergelijking van Dordrecht met Drechtsteden-gemeentes en met vergelijkbare gemeentes in Nederland. De commissie maakt hier graag gebruik van.

8

min
Besluit

De accountant laat weten dat de afronding van de controle afhangt van de situatie bij DG&J en de SDD. Wat betreft de SDD: de controle wordt deze week afgerond. Naar alle waarschijnlijkheid betekent dit voor Dordrecht fouten in de uitkeringsgelden ter grootte van 489 duizend euro en onzekerheden bij de Wmo van 1.759.000 euro (vooral pgb). Daarnaast (niet-SDD) zijn er onzekerheden bij het beschermd wonen van 1.529.000 euro. In totaal zijn er onzekerheden ter grootte van 3.288.000 euro. De grens hiervoor is ongeveer 15 miljoen. De grens voor fouten is ongeveer 5 miljoen. Al met al koerst de accountant dus af op een goedkeurende controleverklaring. Mocht dit onverhoopt toch anders lopen, dan zal de accountant contact opnemen met de auditcommissie.
Wat betreft DG&J: het jeugdonderdeel is hier lastig. De regionale afspraak is dat zij eind deze week (uiterlijk 15 juli) kenbaar maken of het verwachte resultaat op jeugd niet veel zal afwijken van de 1,3 miljoen euro negatief die zij eerder hebben aangegeven. Zo weet de gemeente Dordrecht dat haar aandeel hierin niet veel hoger is dan nu gepresenteerd. Ook hierover is de accountant positief gestemd.

De accountant geeft aan dat het aantal bevindingen bij de jaarrekening beperkt was. De accountant is tevreden over de samenwerking bij de grondexploitaties. Ook is de planning uitgevoerd zoals vooraf bedacht, behalve bij DG&J. Nadat de controles over 2015 en 2016 bij veel gemeentes extra aandacht vroegen en ook een uitzonderlijk werkproces kenden, verwacht de accountant dat de controles vanaf controlejaar 2017 weer vrij normaal zullen zijn. De commissie maakt voor dit alles zijn complimenten aan de ambtelijke organisatie. De commissie besluit dat de jaarrekening kwalitatief in orde is voor bespreking in de raad.

Tot slot wordt ingegaan op het proces tot vaststelling van de jaarrekening, er zijn immers nog enkele zaken nog niet volledig helder. Vaststelling van de jaarrekening door de raad is voorzien op 20 juni. De account geeft aan dat de raad, zoals aangegeven, in principe kan rekenen op een goedkeurende verklaring. De accountant levert ook een concept-rapport op. De accountant adviseert de behandeling op 20 juni te laten doorgaan. Er is dan immers een jaarrekening, een accountantsoordeel en een concept-rapportage. Het enige dat ontbreekt is een formele goedkeuring van de accountant. Juridisch gezien adviseert de accountant om het besluit te nemen de jaarrekening vast te stellen 'onder voorbehoud van het definitief ontvangen van de controleverklaring' - mits deze verklaring er dan inderdaad nog niet is. Uitstel van de vaststelling kan gevolgen hebben voor de BUIG-gelden. Het ministerie SZW zal BUIG-gelden sanctioneren wanneer de jaarrekening te laat wordt vastgesteld.

9

De auditcommissie besluit of de kadernota kwalitatief in orde is voor bespreking in de raad.

min
Besluit

Diverse fracties (D66, PvdA, GroenLinks) vinden de kadernota een moeilijk leesbaar, technisch stuk, waarin het ontbreekt aan helder en duidelijk taalgebruik en dat onvoldoende duidelijk maakt wat het college wil. Wethouder Mos erkent dat deze kadernota moeilijker te lezen is dan andere jaren. Dit komt met name door diverse technische wijzigingen. De wethouder licht dat toe dat collegebesluiten waarover de raad nog geen besluit heeft genomen, zoals grondexploitaties en afvalstoffenbeleid, door het college als uitgangspunt zijn gekozen in de kadernota. De commissie besluit dat de kadernota kwalitatief in orde is voor bespreking in de raad.

10

Nieuwe accountant BDO (beschikbaar vanaf 22.00 uur) is aanwezig om kennis te maken met de auditcommissie.

min
Besluit

De heren Marc Steehouwer (audit partner) en Erik de Groot (senior manager) van BDO presenteren hun auditplan voor Dordrecht. BDO vervangt Deloitte als accountant vanaf de jaarrekening 2017. Dit betekent dat BDO eind augustus de 'transitiefase' wil afronden en in september/oktober wil starten met de interim-controle. BDO geeft aan dat een goede overdracht tussen accountants bij wet is verplicht. BDO heeft inzage bij Deloitte in het Dordrecht-dossier. Daarnaast zal BDO zich verdiepen in de opgeleverde stukken van de afgelopen twee jaar om zo een beeld te krijgen van de situatie in Dordrecht. BDO geeft aan een vergelijkbare methodiek te hanteren als Deloitte, zoals de meeste grote accountants, maar dat het verschil tussen de kantoren kan zitten in de gemaakte inschattingen. Specifiek voor het thema informatieveiligheid/it-audit stelt BDO voor dit najaar een themabijeenkomst te houden voor alle netwerkpartners uit de regio.

11

min
Besluit

De commissie zal op 20 september bespreken:
- de eerste antwoorden op de vragen over informatieveiligheid
- de RIB over het verslag van de gemeentearchivaris en nodigt de gemeentearchivaris hierbij uit
- update doorontwikkeling p&c-documenten

Voor de bespreking van bestuursrapportage, begroting en andere raadstukken zal de ambtelijke organisatie de planning afstemmen met de griffie.

Tenslotte

12

min
Besluit

Geen punten voor de rondvraag; de voorzitter sluit de vergadering.

Voorzitter: BCM Stam
Commissiegriffier: D Coenen