Informatiesysteem Gemeente Dordrecht

Zoeken in het RIS

Vergaderingen, bestuurlijke dossiers en documenten

Home / Vergaderingen / Agenda Auditcommissie

Gemeente Dordrecht

Agenda Auditcommissie

Details van de vergadering/agenda
Titel Auditcommissie
Vergadernummer 1588890
Aanvang-sluiting 01-06-2016 20:00 - 01-06-2016 23:00

De VOORZITTER roept hierbij de leden van de AUDITCOMMISSIE op tot het
bijwonen van de openbare vergadering die woensdag 01 juni 2016 zal plaatsvinden in Vergaderzaal 3 - Hugo Muys van Holy van de vergadervleugel in het Stadskantoor, Spuiboulevard 300, aanvang 20.00 uur. 

De voorzitter,

P.J.T. Tiebosch

 

1

min
Besluit

De voorzitter opent de vergadering. Er zijn berichten van verhindering en vertraging van de heren Heijkoop en Wagemakers. De voorzitter licht toe welke afspraken hij en de heer Stam hebben gemaakt over de invulling van het duo-voorzitterschap van de auditcommissie. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2

min
Besluit

De commissie stelt het conceptverslag ongewijzigd vast.

STUKKEN TER BESPREKING

4

In het accountsverslag vindt u normaliter de belangrijkste bevindingen van de accountant met betrekking tot zijn controlewerkzaamheden bij de Jaarrekening 2015 (financieel deel van de Jaarstukken). Zoals eerder is gemeld is het verslag van de accountant op dit moment nog niet beschikbaar omdat de werkzaamheden nog niet volledig zijn afgerond. De accountant is wel aanwezig in de vergadering om een toelichting te geven op de stand van zaken en de voorlopige bevindingen.

min
Besluit

De account geeft een toelichting op de stand van zaken van het controleproces. Vervolgens presenteert hij de beknopte stresstest die op basis van de voorlopige cijfers is gemaakt. Beide stukken worden toegevoegd aan het dossier van de Jaarstukken 2015. Een van de indicatoren in de stresstest betreft de schuldpositie. Op verzoek van de heer Reumers zal de accountant deze indicator bij de uitgebreide stresstest verbijzonderen door ook de schuldpositie van de verbonden partijen hierin te betrekken (belang Dordrecht gerelateerd aan hoogte / verhouding van de deelnemersbijdrage). Ook zal de accountant de sheet met daarop het saldo van de baten en lasten verbijzonderen door de bedragen te schonen voor de afwijkingen die voorkomen uit de decentralisatie van de WMO.

5

Afgelopen jaren is in de Auditcommissie steeds achteraf / na besluitvorming in de commissie gesproken over de kwaliteit van de Jaarstukken. Vanaf 2015 wordt ook vooraf naar de P&C-documenten gekeken om - indien gewenst - de raad vóór besluitvorming te kunnen adviseren. Vindt de commissie dat de Jaarstukken van voldoende kwaliteit zijn zodat de raad zich een oordeel kan vormen over de uitvoering door het college? In mei worden de Jaarstukken ook in de inhoudelijke commissies behandeld.

min
Besluit

De auditcommissie concludeert dat de Jaarstukken 2015 technisch van voldoende kwaliteit zijn om een goed debat in de raad over de resultaten te kunnen voeren. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad om conform de getrapte opzet een besluit te nemen over het voorstel. Over het definitieve financiële resultaat valt nog minder te zeggen omdat er nog onderdelen ontbreken (3D's, Stadswerven, Inkoop), maar met de gegevens die er wel liggen kan men uit de voeten. Het verslag van de vergadering wordt toegevoegd aan het dossier van de Jaarstukken zodat ook de overige raadsleden kennis kunnen nemen van hetgeen de accountant over het proces en planning van het vervolg heeft gezegd. Mogelijk dat ook in 2017 (controle 2016) de reguliere termijnen niet gehaald gaan worden. De auditcommissie geeft aan dat ze indien dat het geval blijkt te zijn ze het onwenselijk vindt als er wederom andere onderdelen (anders dan de 3D's) nakomen. De situatie zoals dit jaar waarin ook de grondexploitatie Stadswerven en een onderdeel van Inkoop nog niet gereed zijn, vindt de commissie niet gewenst.

6

De wijzigingen in het BBV krijgen de komende jaren beslag. De afspraak is gemaakt om zoveel wijzigingen als mogelijk reeds te verwerken in de kadernota 2017. Ook is afgesproken dat er in de auditcommissie steeds expliciet wordt aangegeven wat de wijzigingen en de consequenties van die wijzigingen zijn. Op 13 april is voor de eerste keer bij de gevolgen voor de Grondexploitaties stil gestaan. Inmiddels is duidelijker hoe een en ander in de begroting wordt verwerkt. Het SBC geeft een toelichting.

min
Besluit

De commissie neemt kennis van de ontwikkelingen en is vooral benieuwd naar de keuzemogelijkheden die er voor de raad zijn (inclusief consequenties). De ambtelijke organisatie en het college bereiden nu de doorvoering van de gewijzigde regelgeving voor. Uiteindelijk zal de financiële verordening danwel de nota grondbeleid aangepast moeten worden. Dit zal t.z.t. ter besluitvorming worden voorgelegd aan de raad.

7

Afgelopen jaren is in de Auditcommissie steeds achteraf / na besluitvorming in de commissie gesproken over de kwaliteit van de Kadernota. De ambitie van deze commissie is om ook vooraf naar de P&C-documenten te kijken om - indien gewenst - de raad vóór besluitvorming te kunnen adviseren. Vindt de commissie dat de Kadernota van voldoende kwaliteit is zodat de commissies en de raad zich een oordeel kunnen vormen over de plannen van het college voor 2017? (Nb. de kadernota komt uiterlijk 27 mei beschikbaar).

min
Besluit

De leden van de auditcommissie hebben onvoldoende tijd gehad om de Kadernota goed tot zich te nemen. De commissie heeft derhalve geen advies voor de gemeenteraad.

8

Op 13 april heeft de auditcommissie de voorstellen van de werkgroep met enkele aanscherpingen overgenomen (zie woordelijk verslag). Het college is verzocht om in de volgende vergadering van de commissie (1 juni) inhoudelijk te reageren op de voorstellen en in een plan van aanpak aan te geven hoe aan de verbeteringen invulling kan worden gegeven.

min
Besluit

De leden van de commissie zijn blij met de reactie van de wethouder en de constatering dat hij de verbetervoorstellen grotendeels overneemt. Ten aanzien van de beleidsindicatoren wordt afgesproken dat de werkgroep verbetering p&c-documenten op 21 september een themabijeenkomst vormgeeft waarin actief met 1 of 2 programma's aan de slag wordt gegaan. Ook de leden uit de betreffende vakcommissie zullen voor die bijeenkomst worden benaderd.

9

Het huidige contract met de accountant loopt na afloop van de controle over het jaar 2016 af. Hierdoor is het noodzakelijk om via een aanbesteding een accountant te contracteren voor de periode vanaf 2017. Het is een bevoegdheid van de gemeenteraad om een accountant te selecteren en derhalve ook om het bijhorende bestek vast te stellen. Een afvaardiging van de gemeenteraad van Dordrecht kan plaatsnemen in de commissie die de inschrijvingen zal beoordelen. U wordt gevraagd de gemeenteraad over het bestek te adviseren en een afvaardiging voor de beoordelingscommissie aan te wijzen.

min
Besluit

De auditcommissie heeft vertrouwen in het zorgvuldige proces waarmee dit bestek tot stand is gekomen. De commissie adviseert de gemeenteraad het raadsvoorstel aan te nemen. De commissie draagt de heren Stam en Tiebosch voor om deel te nemen in de regionale commissie die de inschrijvingen gaat beoordelen.

10

min
Besluit

Themabijeenkomst beleidsindicatoren

Tenslotte

11

min
Besluit

Er zijn geen vragen

Voorzitter: PJT Tiebosch
Commissiegriffier: H.M. Hoogstad